Was ist CODING4?

Früher war alles… besser?

Na sagen wir mal: Vieles übersichtlicher!

Dies trifft ganz unbestritten zumindest auf den Posteingang in Unternehmen zu. Hier war – ob im Groß-, Klein-, Mittelstands- oder Familienbetrieb – irgendwo irgendwer für den Posteingang zuständig.
Eine Person oder Fachabteilung, die eingehende Briefe zuverlässig, zeitnah und in bestimmter Rang- und Reihenfolge sichtete, sortierte und weiterleitete: Rechnungen, Reklamationen, Anfragen, Bestätigungen.

Posteingang heute

Betrachten wir demgegenüber den heutigen Berufsalltag, so wird schnell deutlich: Ein überschaubarer, geordneter Dateneingang über nur einen oder wenige Kanäle, ist längst abgelöst von der Vielzahl neuer Kommunikationswege und Datenformate. Schon lange ist Eingangspost nicht mehr nur der Brief, der in Papierform seinen Weg ins Unternehmen findet. E-Mails, Faxe, Posts, Likes, Tweeds und viele andere elektronische Dokumente laufen zigfach und zeitgleich ins Unternehmen ein. Dabei erfordern sie die gleiche Aufmerksamkeit wie traditionelle Zugänge und durchlaufen gleiche Arbeitsschritte, um bis zum zuständigen Sachbearbeiter zu gelangen. Aus dieser gewaltigen Datenflut nun die wichtigen und relevanten Informationen herauszufiltern und aufzubereiten, ist die Königsdisziplin der Datenerfassung, und ohne Unterstützung einer entsprechenden Software nahezu unlösbar.

Prozess der Datenerfassung

Genau hier setzt nun diese von uns über Jahre entwickelte Softwarelösung an: CODING – ein Erfassungs-Framework für alle Dokumente und Datenströme, die heute in Unternehmen eintreffen. CODING lässt diese Informationsflut auf eine überschaubare Menge relevanter Daten zusammenschrumpfen. Sprechen wir von „Data Capture“, also Datenerfassung aus Dokumenten, ist darunter das Erkennen und Auslesen von Dokumenten und deren Inhalten zu verstehen.

Digital eingehende Daten müssen zunächst immer in eine verwertbare Form übersetzt, Bilder ausgelesen, Dokumente und deren Inhalte klassifiziert werden.
Eine bewährte Vorgehensweise hierfür ist die Einteilung in drei unterschiedliche Formate:

  • strukturierte Dokumente
  • halbstrukturierte Dokumente
  • unstrukturierte Dokumente

Kann anhand eines festen formalen Aufbaus verlässlich festgestellt werden, an welcher Position welche Informationen zu finden sind, sprechen wir von strukturierten Dokumenten, wie beispielsweise Formularen.
Schwieriger stellt sich die Erfassung schon bei sogenannten halbstrukturierten Dokumenten dar: zwar sind hier Inhalt und Informationen grundsätzlich bekannt, nicht aber deren genaue Positionierung – wie bei Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften oder Webformularen.
Die größte Herausforderung für Erfassungssysteme besteht jedoch hinsichtlich unstrukturierter Dokumente. Diese sind weder inhaltlich noch strukturell an irgendwelche Vorgaben gebunden – so wie Briefe, E-Mails, Posts, Blogeinträge, SMS oder andere allgemeine Korrespondenzen. Es bestehen somit zunächst keinerlei Anhaltspunkte, wonach gesucht werden soll, geschweige denn, wo welche Informationen innerhalb des Dokuments zu finden sind.

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CODING

CODING bietet für alle unterschiedlichen Arten der Datenströme eine entsprechende technische Rahmenkonstruktion und lässt sich durch seinen modularen Aufbau perfekt an individuelle Erfordernisse anpassen. Je nach Anforderungen wird der Erfassungsworkflow mit vordefinierten Aktionen (z.B. Dokumentenabholung aus dem E-Mail-Postfach oder dem Dateisystem, OCR-Lesung, intelligente Klassifikation, Datenmanipulation, etc.) ausgestattet, die festgelegte Aufgaben nacheinander oder auch parallel erledigen.

Die einfache und benutzerfreundliche Oberfläche im CODING-Administrationsmodul machen die Festlegung einzelner Erfassungsregeln trotz ihrer möglichen Komplexität sehr einfach. Ist eine Nachbearbeitung einzelner Dokumente durch „nicht“ oder „nicht sicher“ erkannte Informationen erforderlich, steht auch hierfür ein komfortables Werkzeug mit entsprechender Datenansicht zur Verfügung. Die hinterlegten Standard-Übergabeaktionen sorgen für eine nahtlose Integration von CODING in bestehende Software-Systeme. Fehlen einzelne Instrumente oder Aktionen im Arbeitsablauf, können diese über die PlugIn-Technik von CODING einfach zugeschaltet werden – bei entsprechender Übergabe bzw. Einarbeitung sogar vom streamBASE-Kunden oder -partner selbst. Die einzelnen Komponenten sind im Rechnernetzwerk weitestgehend unbegrenzt skalierbar, so dass für jedes Datenvolumen die richtige Lösung geschaffen werden kann.

CODING ist eine bereits seit vielen Jahren bewährte Software-Lösung und wurde seit Markteinführung im Jahre 2001 bereits mehrfach überarbeitet und kontinuierlich weiterentwickelt. Mit CODING4, der aktuellen Version, bieten wir erneut zahlreiche neue Funktionalitäten, bessere Übersichtlichkeit und weiter vereinfachte Anwendungen.

Informieren Sie sich hier über unser Produkt CODING4

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